Configuration des fournisseurs

Utilisez l'onglet Fournisseurs pour paramétrer et gérer l'information administrative relative à chacun des fournisseurs ainsi que leurs coordonnées.

La configuration des fournisseurs est disponible dans les modules Pièces, Sous-traitance ou Service. Il faut paramétrer les fournisseurs pour pouvoir commander ou recevoir des factures de pièces ou de sous-traitance.

Les fournisseurs sont des commerçants qui font régulièrement affaire avec votre atelier, soit en vendant des pièces, soit comme sous-traitant, soit en louant des voitures.

Vous pouvez importer des fournisseurs dans RepairCenter si vous utilisez QuickBooks. Si vous utilisez un autre logiciel de comptabilité, vous devez entrer les fournisseurs manuellement.

Après avoir importé ou créé un nouveau fournisseur, utilisez les onglets Détail et Spécialité pour ajouter de l'information détaillée sur le fournisseur dont le nom est mis en surbrillance.

Remarque : Les champs du nom et de l'adresse des fournisseurs dans RepairCenter doivent correspondre exactement à ceux du système de comptabilité. S'ils diffèrent, les adresses figurant dans RepairCenter remplacent celles du système de comptabilité.

Comment

Il existe trois façons d'arriver à l'onglet Fournisseurs : (Remarque : Vous devez être autorisé à modifier les fournisseurs.)

  • Cliquez sur Plus , cliquez sur Liste des partenaires d'affaires , puis sur l'onglet Fournisseurs.
  • Cliquez sur Plus , sur Configuration , puis sur Pièces et sur l'onglet Fournisseurs.
  • Dans un BR ouvert, sous l'onglet Pièces, cliquez sur Modifier.

Remarque : Vous devez être autorisé à ajouter de nouveaux fournisseurs. Avant d'ajouter un fournisseur, vérifiez auprès de la comptabilité ou de la direction que vous disposez des autorisations nécessaires. Certains fournisseurs possèdent des identifiants. De plus, si des fiches de fournisseurs sont dupliquées dans certains programmes de comptabilité, elles ne peuvent plus être modifiées ni fusionnées.

  1. Accédez à l'onglet Fournisseurs. (Voir la rubrique Accès à l'onglet Fournisseurs ci-dessus.)
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Entrez les informations appropriées sous les onglets Nom, Adresse, Coordonnées, Résumé et Profil de commande.
  4. S'il s'agit d'un fournisseur DMSFermé Système de gestion pour concessionnaire principal, assurez-vous de cocher la case correspondante. Cela associera le fournisseur aux ateliers dotés d'une interface avec les concessionnaires. Remarque : Il ne peut y avoir qu'un seul fournisseur DMS principal pour chaque atelier.
  5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les renseignements.
  6. Sélectionnez l'onglet Spécialité. Une fois le fournisseur sélectionné dans la liste, cochez les cases correspondant aux fabricants automobiles pour lesquels ce fournisseur serait le fournisseur par défaut. Un seul fournisseur peut être désigné pour chaque spécialité, mais un fournisseur peut se voir attribuer plus d'une spécialité. Quand on commande des pièces pour un véhicule auquel un fournisseur de spécialité est associé, ce fournisseur est automatiquement sélectionné pendant la commande. Si nécessaire, vous pouvez remplacer cette sélection par défaut pendant la commande.
  7. Chaque fois qu'un fabricant est sélectionné, son nom apparaît sur une nouvelle ligne dans la liste Fournisseur de pièces privilégié. La catégorie sur chaque ligne détermine le type de marchandises que le fournisseur peut offrir pour la marque sélectionnée. Les catégories sont déterminées par la configuration des centres de profit à la comptabilité. Les options sont Pièces neuves, Pièces d'occasion, Pièces AM, etc. Vous commandez les pièces par catégorie. Cliquez sur la colonne Catégorie pour en choisir une dans la liste déroulante.
  8. Pour les fournisseurs qui ont plus d'une spécialité, l'assignation de la catégorie peut se faire ligne par ligne ou au moyen des liens au bas de la grille. Pour assigner la même catégorie à toutes les spécialités, sélectionnez Tout mettre en surbrillance et sélectionnez la catégorie dans la liste qui apparaît à droite de la sélection Tout mettre en surbrillance. Cela est très utile au moment de sélectionner les fournisseurs par défaut de pièces AM, de pièces d'occasion et de pièces réusinées.
  9. Vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter une nouvelle ligne. Cela crée une ligne vide sous les lignes existantes. Choisissez les renseignements pertinents dans les listes déroulantes en cliquant dans les colonnes Marque et Catégorie.

Les utilisateurs de QuickBooks peuvent importer l'information sur un fournisseur après l'avoir exportée dans le fichier créé par QuickBooks. (Assurez-vous que l'interface XML est correctement connfigurée dans les Paramètres généraux.) La fonction d'importation ne devrait être utilisée qu'au moment de la création de la fiche du fournisseur. Si on importe une fiche une seconde fois, toutes les fiches des fournisseurs seront dupliquées. Les ajouts ultérieurs à la création de la liste des fournisseurs doivent être faits manuellement dans RepairCenter. RepairCenter les crée dans QuickBooks au besoin.

Si vous utilisez un autre logiciel de comptabilité, vous devez entrer les fournisseurs manuellement.

  1. Exportez votre fichier du fournisseur à partir de QuickBooks dans un répertoire facile à localiser. (Dans QuickBooks : Fichier > Outils > Exporter > Liste de fichiers IIF > Liste des fournisseurs.)
  2. Accédez à l'onglet Fournisseurs dans RepairCenter. (Voir la rubrique Accès à l'onglet Fournisseurs ci-dessus.)
  3. Sous Liste des fournisseurs, cliquez sur Importer.
  4. Sélectionnez le fichier créé par QuickBooks à l'étape 1.
  5. La liste des fournisseurs est importée automatiquement dans RepairCenter. L'importation peut prendre jusqu'à une minute ou deux, selon la taille de votre liste de fournisseurs.

Bien que l'option d'importer d'autres systèmes comptables apparaisse dans le programme, l'importation ne fonctionne que si le fichier exporté par le système de comptabilité est en format CSVFermé Le format .CSV (CSV pour Coma Separated Values ou valeurs séparées par des virgules) est le format d'importation et d'exportation le plus commun pour les tableurs et bases de données. Dans RepairCenter, on peut exporter de l'information vers un fichier .CSV pour l'afficher et la modifier dans un tableur..

Remarque : Les ateliers canadiens qui utilisent Simply Accounting peuvent exporter leur liste de fournisseurs directement dans Simply Accounting en sélectionnant le répertoire et le fichier appropriés. (Consultez la documentation de Simply Accounting pour en savoir plus.)

Vous pouvez exporter la liste des fournisseurs dans un fichier .CSV. Ce fichier peut ensuite servir à d'autres applications.

  1. Accédez à l'onglet Fournisseurs. (Voir la rubrique Accès à l'onglet Fournisseurs ci-dessus.)
  2. Placez le curseur n'importe où dans la liste de fournisseurs et cliquez avec le bouton de droite. Sélectionnez Exporter dans le menu contextuel.
  3. Une boîte de dialogue apparaît, vous permettant de choisir le répertoire dans lequel vous voulez enregistrer le fichier CSV.
  4. Entrez un nom dans le champ Nom de fichier.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Si un fournisseur a été dupliqué, vous pouvez fusionner les deux.

Remarque : Si vous interagissez avec un système comptable, assurez-vous de sélectionner le fournisseur qui correspond parfaitement au dossier du fournisseur dans votre système comptable. Si vous utilisez QuickBooks, utilisez la fonction de fusion des comptes dans votre système pour corriger les duplications de fournisseurs avant d'utiliser Fusionner l'atelier dans RepairCenter.

  1. Accédez à l'onglet Fournisseurs. (Voir la rubrique Accès à l'onglet Fournisseurs ci-dessus.)  
  2. Cliquez avec le bouton de droite n'importe où dans la liste des fournisseurs et sélectionnez Fusionner l'installation. La boîte de dialogue Fusionner l'installation apparaît.
  3. Faites défiler la liste pour trouver les duplicatas qui peuvent différer d'un mot ou d'une abréviation. Par exemple, nous allons fusionner Carson's Car Dealership et Carson's Dealership pour faire de Carson's Car Dealership le « dossier parent ».
  4. Sélectionnez Carlson's Car Dealership et cliquez sur .
  5. La boîte de dialogue Dossiers disponibles apparaît. Carlson's Car Dealership est mis en surbrillance dans une liste intitulée Sélectionner le dossier maître. Cliquez sur Ajouter.
  6. Cliquez sur Carson's Dealership, puis sur . La boîte de dialogue Regrouper les fournisseurs apparaît. (Dans notre exemple, il n'y a qu'un duplicata, mais vous pourriez sélectionner plusieurs noms au besoin.)
  7. Le système vous demande si vous désirez regrouper les fournisseurs sélectionnés avec Carson's Car Dealership. Cliquez sur OK.
  8. Carson's Car Dealership apparaît dans le champ Fournisseur parent, et Carson's Dealership apparaît en dessous.
  9. Une fois que les dossiers dupliqués ont été fusionnés sous un nom « parent », cliquez sur Arrêter l'ajout.
  10. Cliquez sur Mettre à jour tous les dossiers de la base de données pour enregistrer les modifications.
  11. Un message apparaît pour dire que cette action a pour effet de finaliser tous les dossiers de la base de données et que les changements ne pourront être annulés. Cliquez sur OK.

  12. Répétez l'étape 3 pour les autres duplications de noms de fournisseur.

  13. Cliquez sur Fermer quand vous avez terminé.

  14. Quand vous actualisez l'écran , seuls les fournisseurs « parents » s'affichent dans la liste.

 

Pour désigner un fournisseur existant comme fournisseur de certaines pièces, vous pouvez l'identifier comme fournisseur de pièces (spécialisé) privilégié.

Remarque : Vous pouvez profiter de cette étape pour ajouter un nouveau fournisseur. Voir Nouveaux fournisseurs ci-dessus.

  1. Accédez à l'onglet Fournisseurs. (Voir la rubrique Accès à l'onglet Fournisseurs ci-dessus.)  
  2. Sélectionnez un nom de fournisseur dans la liste.
  3. Cliquez sur l'onglet Spécialité. Une fois que le fournisseur est sélectionné dans la liste, cochez les cases correspondant aux constructeurs pour lesquels le fournisseur sera désigné fournisseur par défaut. Un seul fournisseur peut être désigné pour chaque spécialité, mais un fournisseur peut se voir attribuer plus d'une spécialité. Quand on commande des pièces pour un véhicule auquel est associé un fournisseur de spécialité, ce fournisseur sera automatiquement sélectionné pendant la commande. Vous pouvez faire abstraction de ce paramètre par défaut pendant la commande, au besoin.
  4. Chaque fois que vous sélectionnez un nouveau fabricant, son nom apparaît sur une nouvelle ligne dans la liste Fournisseur de pièces privilégié pour. La catégorie sur chaque ligne détermine le type de marchandises que le fournisseur peut offrir pour la marque sélectionnée. Les catégories disponibles sont déterminées par la configuration des centres de profit à la comptabilité. Les options sont Pièces neuves, Pièces d'occasion, Pièces AM, etc. Vous commandez les pièces par catégorie. Cliquez sur la colonne Catégorie pour en choisir une dans la liste déroulante.
  5. Pour les fournisseurs qui ont plus d'une spécialité, les attributions de catégories peuvent se faire ligne par ligne ou au moyen des liens au bas de la grille. Pour assigner la même catégorie à toutes les spécialités, sélectionnez Tout mettre en surbrillance et sélectionnez la catégorie dans la liste qui apparaît à droite de la sélection Tout mettre en surbrillance. Cela est très utile au moment de sélectionner les fournisseurs par défaut de pièces AM, de pièces d'occasion et de pièces réusinées.
  6. Vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter une nouvelle ligne. Cela crée une ligne vide sous les lignes existantes. Choisissez les renseignements pertinents dans les listes déroulantes en cliquant dans les colonnes Marque et Catégorie.

La nouvelle intégration OEC demande à ce que RepairCenter soit autorisé de nouveau à accéder au portail OEC.

  1. Cliquez sur Plus, puis sur Configuration.
  2. Cliquez sur l'onglet Pièces.
  3. Dans l’onglet Général, cliquez sur Autoriser votre compte OEC. La fenêtre du portail OEC s’affiche.

  4. Saisissez vos identifiants pour le portail OEC dans la fenêtre du portail OEC, puis cliquez sur Autoriser l’application.

    Astuce : Si vous ne connaissez pas vos identifiants pour le portail OEC, appelez l’assistance du portail OEC au 888-776-5792, puis appuyez sur 2. Un représentant vous aidera à trouver vos identifiants.

  5. Cliquez sur OK lorsqu’on vous y invite.

L’interface OEC exige que les fournisseurs soient réaffectés pour pouvoir communiquer avec le nouveau portail OEC.

  1. Cliquez sur Plus, puis sur Configuration.
  2. Cliquez sur l'onglet Pièces, puis cliquez sur l'onglet Fournisseurs.

  3. Sélectionnez le fournisseur que vous voulez affecter dans la case Fournisseurs.

  4. Dans l’onglet Détail, cliquez sur l’onglet Résumé, puis cliquez sur près du champ Nom du fournisseur OEC. La liste Fournisseurs OEC s’affiche.

  5. Inscrivez le nom du fournisseur dans le champ Nom, puis cliquez sur Recherche.

  6. Sélectionnez le fournisseur que vous voulez faire correspondre dans la liste filtrée, puis cliquez sur OK.

  7. Répétez les étapes ci-dessus jusqu’à ce que tous vos fournisseurs OEC soient affectés.

Référence

Placez le curseur de la souris n'importe où dans la liste et cliquez avec le bouton de droite pour faire apparaître les options suivantes.

Supprimer

Pour retirer un fournisseur de la liste, sélectionnez-le, cliquez dessus avec le bouton de droite, puis cliquer sur Supprimer. Il est impossible de supprimer un fournisseur qui a été utilisé ailleurs dans le système. Dans ce cas, marquez-le plutôt comme inactif.

Nouveau

Même fonction qu'en cliquant sur Nouveau Cela permet de créer un nouveau fournisseur.

Importer

On ne peut importer des données qu'en format .CSV. Ce choix fait apparaître une boîte de dialogue qui vous permet de sélectionner le fichier .CSV à importer.

Exporter

Ce choix fait apparaître qui vous permet de choisir le nom de fichier et le répertoire dans lequel vous désirez sauvegarder le fichier .CSV de la liste des fournisseurs.

Afficher les inactifs.

Si un crochet apparaît devant l'option Afficher les inactifs, la liste contiendra les fournisseurs marqués comme inactifs. Les fournisseurs inactifs apparaissent en rouge dans la liste.

Fusionner l’installation

Ce choix fait apparaître une boîte de dialogue qui vous permet de fusionner les fiches multiples d'un fournisseur pour n'en faire qu'une seule. On utilise cette fonction pour s'assurer que toutes les factures de fournisseurs sont associées aux bons fournisseurs dans le système comptable. Voir Fusionner l'installation.

Fournisseurs

Supprimer

Sélectionnez un fournisseur dans la liste et cliquez sur Supprimer pour le supprimer. Il est impossible de supprimer un fournisseur qui a été utilisé ailleurs dans le système. Dans ce cas, marquez-le plutôt comme inactif.

Nouveau

Cliquez pour ajouter d'autres fournisseurs à la liste.

Inactif

Mettez le nom d'un fournisseur en surbrillance et cochez cette case pour indiquer que le fournisseur est inactif.

Importer

Sauf pour QuickBooks, il faut un format .CSV pour importer des données. Ce choix fait apparaître une boîte de dialogue qui vous permet de sélectionner le fichier .CSV à importer. Les utilisateurs de QuickBooks peuvent importer la fiche du fournisseur directement de QuickBooks. Voir la section « Importer depuis QuickBooks » ci-haut.

Exporter

Ce choix fait apparaître une boîte de dialogue qui vous permet de choisir le nom de fichier et le répertoire dans lequel vous désirez sauvegarder le fichier .CSV de la liste des fournisseurs.

Fournisseur DMS principal

Si vous faites partie d'un système de gestion de concessionnaire (DMS), une boîte d'options apparaît à droite des onglets Détails et Spécialité. Cochez cette case pour choisir votre fournisseur DMS principal. Il ne peut y avoir qu'un seul fournisseur DMS principal pour chaque atelier.

Onglets Détail

Nom

Donne le nom du fournisseur, ses numéros de téléphone ainsi que le genre de produits ou de services qu'il offre. Les options sont : Pièces, Service, Fournitures, Marchandises et Soutien. Cette sélection est faite à titre informatif seulement et n'apparaît nulle part ailleurs dans RepairCenter.

Adresse

Adresse de facturation complète du fournisseur

Contacter

Le nom et l'adresse de courriel de la personne à contacter ainsi que le nom du directeur du fournisseur. Le nom de cette personne apparaîtra sur les bons de commande de pièces.

Résumé

 

— Identifiant

S'il existe une interface avec un système comptable qui utilise un identifiant pour le fournisseur, celui-ci devrait apparaître ici. L'identifiant du fournisseur est utilisé au moment d'envoyer les factures au système comptable.

— Termes

À titre informatif seulement Indiquez les conditions de paiement pour chaque fournisseur. Par exemple, Net 30, fin du mois, escompte 1 % si payé avant le 15.

— Nom à imprimer sur le chèque

Si vous utilisez l'interface QuickBooks et voulez inscrire un autre nom que celui du fournisseur, inscrivez le nouveau nom à imprimer sur le chèque. Sinon, laissez le champ vide. Cela se révèle utile si vous avez un fournisseur de factures unique ou si plusieurs fournisseurs possèdent de multiples sites, mais un seul service de facturation.

— Code du fournisseur FEO

Si vous possédez une licence Collision Link de OEConnection, il faut inscrire l'identifiant d'un fournisseur assigné par un FEO ici. Cliquez sur les ellipses (...) à côté du champ pour vous connecter au site du FEO et afficher une liste de fournisseurs.

— Fournisseurs FEO

Si vous possédez une licence Collision Link de OEConnection, choisir un fournisseur FEO amènera une connexion au site du FEO et affichera une liste de fournisseurs.

— Calcul du profit

Le coût de chaque pièce reçue sera calculé en tenant compte de l'escompte que vous inscrivez ici pour chaque facture reçu de ce fournisseur. Nous vous recommandons d'utiliser le champ Escompte, car certaines interfaces d'estimation ne pourront pas importer correctement si une valeur apparaît dans le champ Marge bénéficiaire.

Cependant, si une marge est inscrite, la liste des fournisseurs est calculée sur la base d'une simple marge par rapport au coût que vous inscrivez au moment de la réception. Si vous voulez que l'escompte après majoration soit calculée en pourcentage, vous devez utiliser la formule suivante pour calculer le pourcentage à entrer dans le champ Majoration.

Si vous connaissez seulement l'escompte nette (D), utilisez la formule suivante pour calculer la majoration (M) :

M = 1/(1 – D) – 1

Par exemple :

  • Pour obtenir une escompte de 20 %, où D = 0,20 :

1 – 0,20 = 0,80

1/0,80 = 1,25

1,25 – 1 = 0,25

Vous inscrirez donc 25 dans le champ marge bénéficiaire.

  • Pour obtenir une escompte de 15 %, où D = 0,15 :

1 – 0,15 = 0,85

1/0,85 = 1,18

1,18 – 1 = 0,18

Vous inscrirez donc 18 dans le champ marge bénéficiaire.

Profil de commande

À titre informatif seulement Sélectionnez la méthode généralement utilisée pour passer les commandes. Les options sont : par téléphone, par télécopieur, par courriel, par la poste ou par EOC. Par défaut, les options d'expédition sont : livraison locale, ramassage, poste, FedEx, UPS, par camion et par transport de marchandises.

— Modifier

Cette option vous donne la possibilité d'ajouter, de supprimer ou de modifier les options d'expédition dans la liste Expédier par.

Onglet Spécialité

Se spécialise en :

À titre informatif seulement. Le cas échéant, la spécialité du fournisseur mis en surbrillance apparaît à côté d'une case cochée dans la liste. Plusieurs fournisseurs peuvent se spécialiser dans une même marque.

Fournisseur de pièces privilégié pour :

Le cas échéant, fait la liste des marques de spécialité et des catégories de produits du fournisseur sélectionné.

— Marque

--Sélectionner la marque-- Si un fournisseur a été désigné comme fournisseur préféré pour une marque, il sera le fournisseur par défaut pour les commandes de pièces de cette marque. Un seul fournisseur peut être désigné comme fournisseur préféré pour une marque.

— Catégorie

Sélectionnez le type de pièces ou de services offerts par le fournisseur. Les catégories seront déterminées par le paramétrage des centres de profit en comptabilité. Les options sont Pièces neuves, Pièces usagées, Pièces AM, etc.

Tout mettre en surbrillance.

Sélectionne tous les éléments dans une liste.

Supprimer la mise en surbrillance.

Supprime toute mise en surbrillance dans une liste.

Supprimer

Supprime les lignes de spécialité sélectionnées dans la liste.

Ajouter une nouvelle ligne

Ajouter un fournisseur dans la liste des fournisseurs de pièces privilégiés.