Gérer les pièces commandées

Faites le suivi et publiez les coûts pour les pièces commandées en les recevant. Vous pouvez aussi mettre à jour la liste des fournisseurs et des coûts d’atelier, ou choisir des méthodes de facturation avant de publier des factures.

1. À la page Aperçu du travail, sélectionnez la carte Gestion des pièces.

2. Faites défiler vers le bas pour voir la section Commandé.

3. Cochez la case près des pièces que vous voulez recevoir.

   Astuce : Pour recevoir toutes les pièces d’une seule commande d’achat sur une facture, cochez la case Toutes les pièces. Si vous voulez recevoir toutes les pièces de toutes les commandes d’un fournisseur sur une seule facture, cochez la case Toutes les bons de commande.

4. Sélectionnez Marquer comme arrivée lorsque vous recevez des pièces à votre atelier de réparation ou entrepôt.

5. Vérifiez les pièces reçues et modifiez le type de pièce, le numéro de pièce, le prix de la liste des fournisseurs et le coût de l’atelier au besoin.

   Remarque : L’indicateur des changements des prix des pièces s’affiche après la publication de la facture de la pièce s’il y a une différence entre le montant de l’estimation et le montant de la liste des fournisseurs pour la pièce. Utilisez la fonctionnalité Changement de prix des pièces pour faire des ajustements.

6. Sélectionnez l’une des méthodes de facturation suivantes :

• Sur compte - Montant transféré aux comptes fournisseurs dans la comptabilité.

• Contre remboursement (CR) - payé lors de la réception. Marqué comme Payé sur la page Facture et Comptabilité de comptes fournisseurs.

  Astuce : Configurez Méthode de facturation par défaut du fournisseur à Sur compte ou Contre remboursement à partir de la page de paramètres des fournisseurs de pièces.

7. Sélectionnez Date de facturation si vous voulez publier la facture de façon rétroactive. Par défaut, la date d’aujourd’hui est sélectionnée.

8. Dans la fenêtre Saisir le numéro de facture de nouveau, saisissez le même numéro de facture dans la case Numéro de facture.

   Remarque : Date de facturation ne peut pas être sélectionné en tant que date ultérieure ou antérieure à la date où les pièces ont été commandées.

9. Saisissez le total de la facture dans le champ Total de la facture.

10. Saisissez le numéro de la facture dans le champ Numéro de facture.

    Remarque : Les clients au Canada verront les champs TPS/TVH et TVP. Ces champs sont destinés aux ateliers qui ont besoin de montants distincts pour la taxe sur les biens et services et la taxe de vente provinciale. Ces valeurs sont calculées automatiquement en fonction de la configuration des taxes pour les préférences des bons de réparation (dans Paramètres). Vous pouvez aussi saisir ces montants manuellement au besoin.

11. Sélectionnez Publier la facture.

12. Dans la fenêtre Saisir le numéro de facture de nouveau, saisissez le même numéro de facture dans le champ Numéro de facture.

13. Sélectionnez Procéder. Les pièces sont marquées comme étant reçues dans la section Reçue, et la facture est ajoutée à la fenêtre Afficher la facture et la page Comptabilité des comptes fournisseurs. Les informations sur les pièces reçues sont aussi mises à jour sur la carte Pièces et le tableau des opérations.

Commencez le processus de retour pour les pièces endommagées, non requises ou incorrectes et publiez les crédits pour maintenir une comptabilité équilibrée. Mitchell Cloud Repair génère un bordereau de retour et met à jour l’état de la pièce, tout en affichant les crédits dus dans la section Retour.

1. À la page Aperçu du travail, sélectionnez la carte Gestion des pièces.

2. À la page Gestion des pièces, faites défiler vers la section Reçue.

3. Cochez la case près de la ou des lignes des pièces que vous voulez retourner.

4. Sélectionnez Retour.

5. Dans la fenêtre Confirmation de retour, sélectionnez la raison pour le retour dans la liste Raison du retour.

6. Sous Commander à nouveau, effectuez l’une des actions suivantes :

• Sélectionnez Oui si vous voulez commander de nouveau la même pièce. La pièce est ajoutée à la section Commandée de la page Gestion des pièces et commandée de nouveau.

  Astuce : Les pièces peuvent être commandées de nouveau auprès du même fournisseur ou d’un fournisseur différent en sélectionnant son nom dans la liste Fournisseur.

• Sélectionnez Non si vous ne voulez plus commander la pièce.

7. (Facultatif) La date de retour s’affiche par défaut. Modifiez la date dans la case Date de retour au besoin.

8. Sélectionnez Continuer.

   

9. La fenêtre Aperçu du courriel de retour s’affiche. Révisez les informations du retour. Suivez les instructions pour remplir les informations du retour, puis sélectionnez Soumettre le retour. Les informations sur le crédit sont ajoutées à la section Retour avec le statut Crédit dû. Les informations sur les pièces retournées sont mises à jour sur la carte Pièces et le tableau des opérations.

Appliquez les crédits des pièces après avoir communiqué avec le fournisseur au sujet des pièces endommagées ou manquantes. Ceci vous permet de recevoir des crédits pour les pièces endommagées que vous voulez réparer, mais pas retourner. De plus, les pièces, la main-d’œuvre, ou les deux, peuvent être ajoutés en tant que lignes de bénéficiaire de l’atelier hors estimation par rapport au crédit.

Le montant du crédit dû s’affiche dans la section Retourné. Toute ligne de pièces hors estimation correspondante dans la section Non commandée, alors que les lignes de main-d’œuvre hors estimation s’affichent sur la page Lignes de réparation.

1. À la page Aperçu du travail, sélectionnez la carte Gestion des pièces.

2. À la page Gestion des pièces, faites défiler vers la section Reçue.

3. Cochez la case près de la pièce que vous voulez créditer.

4. Sélectionnez Crédit de pièce.

5. Dans la fenêtre Crédit de pièce, sélectionnez le type dans la liste Type de crédit.

6. (Facultatif) Modifiez la quantité dans la liste Quantité.

7. (Facultatif) Utilisez l’icône de calendrier pour ajuster la date du crédit au besoin.

8. Saisissez le montant du crédit dans la case Montant du crédit.

9. Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Cochez la case Ajouter ligne hors estimation pour ajouter des pièces ou de la main-d’œuvre sur la ligne hors estimation du bénéficiaire de l’atelier par rapport au montant crédité sur l’estimation. (Sélectionné par défaut.)

• Désélectionnez la case Ajouter une ligne hors estimation si vous ne voulez pas ajouter une ligne hors estimation par rapport au montant du crédit sur l’estimation.

10. Sélectionnez l’un des éléments suivants dans la colonne Ajouter à et saisissez l’information correspondante :

• Main-d’œuvre : Ajoutez une ligne de main-d’œuvre avec le type de main-d’œuvre, l’opération de main-d’œuvre et les unités de main-d’œuvre.

• Pièces: Ajoutez des lignes de pièces avec le type de pièce, la quantité et le numéro de pièce.

• Fractionnée : Ajoutez les lignes de main-d’œuvre et de pièces.

11. Sélectionnez Ajouter. Crédit dû s’affiche dans la section Retour. Si des lignes hors estimation sont ajoutées par rapport au montant du crédit, les lignes de pièces ou les lignes de main-d’œuvre s’affichent dans la section Non commandée dans le document Bon de travail.

    

12. Publiez la facture de crédit.

1. À la page Aperçu du travail, sélectionnez la carte Gestion des pièces.

2. Sur la page Gestion des pièces, faites défiler vers la section Retournée.

3. Ajoutez le crédit à la facture en cochant la case près de la pièce créditée dans la section Retour.

4. Saisissez le montant total du crédit dans la case Total du crédit.

   Astuce : Si vous voulez faire le suivi du total des frais de retour (comme les frais de reconstitution des stocks, les frais de carburant, etc.), saisissez le montant du crédit total moindre que le coût total de l’atelier des lignes de crédit sélectionnées. Et ajoutez des notes pour les frais de retour.

5. Saisissez le numéro de facture pour le crédit dans la case # de mémo de crédit.

   Remarque : Les clients au Canada verront les champs TPS/TVH et TVP. Ces champs sont destinés aux ateliers qui ont besoin de montants distincts pour la taxe sur les biens et services et la taxe de vente provinciale. Ces valeurs sont calculées automatiquement en fonction de la configuration des taxes pour les préférences des bons de réparation (dans Paramètres). Vous pouvez aussi saisir ces montants manuellement au besoin.

6. Sélectionnez Publier le crédit.

7. Dans la fenêtre Saisir le numéro de mémo de crédit de nouveau, saisissez le même numéro de facture dans la case # de mémo de crédit.

8. Sélectionnez Procéder.

   Astuce : Sélectionnez des factures en haut de la page pour voir toutes les factures pour le travail. Les factures de crédit publiées s’affichent dans la fenêtre Factures avec un montant négatif.

Annulez les factures si une erreur est survenue lors du transfert, le travail a été annulé ou si le coût a été saisi incorrectement.

1. À la page Aperçu du travail, sélectionnez la carte Gestion des pièces.

2. Sur la page Gestion des prix des pièces, sélectionnez Factures en haut de la page. La fenêtre Facture s’affiche.

3. Cochez la ou les cases près de la ou des factures que vous voulez annuler.

4. Sélectionnez Annuler.

   

Les avis s’affichent dans la section Commandée sur la page Gestion des pièces :

• L’icône de sablier s’affiche dans le seau Ordre pour marquer les pièces en rupture de stock. Cliquez sur l’icône pour activer et désactiver. L’icône se désactive automatiquement une fois la pièce reçue.

• L’icône de suppression s’affiche si la pièce est supprimée de l’estimation, quel que soit son statut, pour que vous puissiez prendre les mesures appropriées. Ce n’est pas disponible pour les pièces dans la section Non commandée.

L’indicateur Changements des prix des pièces s’affiche dans la section Reçue de la page Gestion des pièces s’il y a un écart entre le montant de l’estimation et le prix des vendeurs une fois la pièce reçue. Le drapeau s’affiche en haut de la page. La ligne de la pièce est aussi mise en surbrillance dans la section Retour et marquée d’un symbole delta.

Remarque : Mitchell Cloud Estimating reflète automatiquement les changements acceptés dans la gestion des pièces, alors que les estimations tierces ont besoin de l’utilitaire d’importation et d’exportation. Les estimateurs doivent approuver les changements et accepter les révisions d’estimation afin de mettre à jour les prix des pièces.

Remarque : Certaines compagnies d’assurance ont différents seuils pour les changements des prix des pièces. Consultez votre guide de flux de travail pour obtenir les détails.

Utilisez le processus ci-dessous pour réviser et accepter une estimation Mitchell Cloud Estimating pour un changement des prix des pièces que vous avez envoyé à partir de la page Gestion des pièces. Une bannière s’affiche en haut de l’estimation pour vous alerter du changement des prix des pièces.

1. À la page Gestion des pièces, sélectionnez Aperçu du travail.

2. À la page Aperçu du travail, sélectionnez le montant sur la carte Estimation.

3. À la page Estimation, sélectionnez Voir ou supplément.

4. Dans la fenêtre Mises à jour de données détectées, cochez l’une des cases suivantes :

• Temps de main-d’œuvre: Sélectionnez pour modifier les montants de main-d’œuvre.

• Prix des pièces : Sélectionnez pour modifier les montants des prix des pièces.

5. Sélectionnez Continuer l’estimation.

6. Sélectionnez Voir maintenant dans la bannière Mise à jour des prix des pièces disponible.

7. La pièce dont il est question s’affiche automatiquement dans la tâche Réviser la mise à jour des pièces dans la fenêtre Changement des prix des pièces. Sélectionnez Mettre à jour l’estimation. Vous n’avez pas besoin de finaliser ou d’accepter le supplément. Les changements de prix apparaissent automatiquement sur les factures de la page Gestion des pièces et l’indicateur Changements de prix des pièces ne s’affiche pas.