Paiements

Dans cette rubrique :

Transférer des paiements
Créer un dépôt
Définir l'indicateur de transfert
Supprimer l'indicateur de transfert
L'onglet Paiements - Champs et descriptions

Les paiements que vous avez inscrits et provenant de clients, de compagnies d'assurance et d'autres sources sont transférés vers la comptabilité à partir de l'onglet Comptabilité > Transfert > Paiements >.

Transférer (inscrire) des paiements

Il y a certains types de paiements inscrits dans RepairCenter qui ne seront pas transférés à la comptabilité, mais qui nécessiteront une action de votre part à la comptabilité pour effacer les comptes clients (remboursements, radiations, etc.). Voir « Pour définir l'indicateur de transfert » ci-dessous.

Cette procédure devrait être suivie pour les ateliers indépendants qui effectuent toutes les activités de comptabilité, telles que les dépôts, dans le système comptable.

Important : Les paiements ne sont pas transférés à ADP ou à Reynolds & Reynolds DMS.

Pour transférer des paiements

Cliquez sur le menu Comptabilité , puis sélectionnez l'onglet Paiements.
Mettez en surbrillance le paiement ou les paiements vous souhaitez envoyer à la Comptabilité.
Si les paiements sont séquentiels, faites glisser la souris sur ceux-ci pour les sélectionner tous.
Si les paiements ne sont pas séquentiels, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque ligne.
Dans la section Factures en surbrillance, vérifiez ou modifiez la Date comptable en fonction de l'une des situations suivantes :
Si vous souhaitez que les paiements soient transférés vers la comptabilité avec la date du paiement, ne changez pas la date comptable ou n'activez pas l'option utiliser la date comptable. (Méthode recommandée.)
Si vous souhaitez que tous les paiements soient inscrits à la comptabilité avec la même date, définissez la Date comptable voulue et sélectionnez la case à cocher Utiliser la date comptable.
Cliquez sur Transfert.

Créer un dépôt

Chez plusieurs exploitants d'ateliers multiples (MSO), chaque atelier crée le dépôt et font le dépôt bancaire. Il doit ensuite faire parvenir le dépôt par courriel ou télécopieur au bureau principal pour qu'il soit inscrit à la comptabilité. Le processus suivant va créer un dépôt, mais sans le transférer à la comptabilité.

Pour créer un dépôt

Cliquez sur le menu Comptabilité , puis sélectionnez l'onglet Paiements.
Pour chaque paiement, cliquez la case à cocher dans la colonne date. Le total de ces lignes apparaîtra dans la partie inférieure de la fenêtre, dans la section Factures cochées - Coût total.
Sélectionnez le ou les paiements souhaité(s).
Si les paiements sont séquentiels, faites glisser la souris sur ceux-ci pour les sélectionner tous.
Si les paiements ne sont pas séquentiels, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque ligne.
Le cas échéant, ajoutez le No de la pièce de paiement de votre atelier dans l'espace prévu à cet effet. Si vous incluez un solde à payer sur votre bordereau de dépôt, sélectionnez la case à cocher Inclure solde à payer sur le Bordereau de dépôt. (Si vous ne disposez pas d'un numéro de pièce de paiement, nous vous suggérons d'utiliser la date du dépôt. Puisque les cartes de crédit sont parfois comptabilisées à la banque dans des dépôts distincts, votre exploitant d'ateliers multiples (MSO) peut vous demander de traiter ces dépôts séparément. Nous suggérons d'ajouter une lettre derrière la date si nécessaire. VM - Visa et Mastercard, A - American Express, et D - Discover.)
Cliquez sur Imprimer un bordereau de dépôt.
Imprimez ou envoyez par courriel ou par télécopieur, si nécessaire.

Définir l'indicateur de transfert

Vous devez effacer tous les paiements que vous ne souhaitez pas transférer à la comptabilité à partir de l'onglet Paiements à l'aide de l'option Définir l'indicateur de transfert . Avant d'utiliser cette option, nous vous conseillons de faire l'entrée appropriée dans votre système comptable pour effacer les comptes clients (préparer les factures manuelles, notes de crédit, ou préparer les chèques de remboursement). Comme toujours, demandez l'avis de votre conseiller comptable ou fiscal quant à la procédure la plus appropriée.

Pour définir un indicateur de transfert

Supprimer l'indicateur de transfert

Vous pourriez devoir modifier de temps à autre l'état de transfert. Vous pourriez par inadvertance définir un paiement comme étant transféré et devoir supprimer l'état de transfert. Ou, vous pourriez avoir besoin de corriger un paiement déjà inscrit et le réinscrire à la comptabilité. (N'oubliez pas qu'avant de réinscrire un paiement, vous devez le supprimer de votre système comptable.) Vous pouvez utiliser Supprimer l'indicateur de transfert pour réinitialiser l'état.

Pour supprimer un indicateur de transfert

Options de clic droit

Placez le curseur de la souris n’importe où sur la liste des paiements et cliquez avec le bouton droit pour faire apparaître les options suivantes.

Options de clic droit

Options de clic droit
Modifier Payé par	Vous permet de modifier la provenance du paiement : C = Client, I = Assureur.
Définir l'indicateur de transfert	Quand un paiement est inscrit mais ne sera pas transféré à la comptabilité, sélectionnez cette option pour l'effacer de la liste.
Supprimer l'indicateur de transfert	Si une vente est, par inadvertance, « Définie comme étant transférée, » sélectionnez cette option pour supprimer l'indicateur et renvoyer le paiement à la liste.
Imprimer la liste	Imprimez une copie de la liste des paiements qui est affichée, telle qu'elle est filtrée selon les critères sélectionnés.

Enregistrer
Paiements vers IFF	Enregistre le fichier dans un format IIF si requis par d'autres applications.
Enregistrer au format CSV	Enregistre le fichier dans un format CSV si requis par d'autres applications.
Vérifié pour code HTML	Enregistre tous les travaux cochés comme un dépôt à un format HTML. (Le code HTML ne peut pas être modifié.)

Référence

L'onglet Paiements

Remarque : pour voir les en-têtes de colonne abrégés, placez votre curseur sur l’en-tête pour afficher le nom ou la description complète du contenu de la colonne.

Nom du champ	Modifiable	Description
Colonnes
Date	N	Date à laquelle le paiement a été inscrit au bon de réparation.
BR	N	Le numéro de bon de réparation.
Nom, prénom	N	Les nom et prénom du client.
Type	N	Le type de paiement reçu.
Paiement	N	Le montant du paiement inscrit au bon de réparation.
Solde	N	Le solde à payer au bon réparation..
Reçu par	N	L'utilisateur connecté au moment où le paiement a été inscrit au bon de réparation..
No de carte de crédit	N	Dans ce dernier cas, il s'agit de l'information sur le numéro de la carte de crédit. (Recommandé : ne jamais entrer le numéro complet de la carte.
No de BC / No chèque	N	Le numéro de référence par types de paiement autres que par carte de crédit.
Tra...	N	Un O ou un N indique si le paiement a été transféré à la comptabilité.
Payé	N	Provenance du paiement : C = Client, I = Assureur.
Aband...	N	Un O ou un N indique si le solde à payer est considéré ou non comme « abandonné. » (N'est pas utilisé avec toutes les interfaces comptables.)
Fermé	N	Un O ou un N indique si oui le bon de réparation est fermé ou non.
Compt.	N	Le compte de trésorerie si plusieurs comptes de trésorerie sont activés pour les clients de BusinessWorks.
Déposé	N	La date à laquelle le paiement a été déposé ou transféré à la comptabilité.
Cases à cocher, Boutons et Filtres
Afficher uniquement les Travaux fermés		Si elle est sélectionnée, cette case à cocher limite la liste aux seuls travaux fermés dont les inscriptions ne sont pas verrouillées.
Afficher Paiements abandonnés		Sélectionnez cette option pour imprimer la liste affichée, filtrée.
Afficher tous les travaux		Cochez cette case pour voir une liste complète de tous les bons de réparation. (Recommandé)
Date de la facture entre		Sélectionnez une plage de dates pour filtrer la liste.
Sélection de Champ		Filtrer la liste par Tous, État, Fermé, Nom, Marque, Terminé, Livré, Estimateur ou Compagnie d'assurance.
ayant		Affiner la Sélection de champ comme ayant des critères précis. Par exemple, si vous avez sélectionné « Compagnie d'assurance" dans la Sélection de champ, vous devez sélectionner à partir de la liste déroulante « avoir » qui affiche une liste des compagnies d'assurance.
Appliquer le filtre		Cliquez pour appliquer les critères de filtrage sélectionnés.
Imprimer la liste des paiements		Imprimer la liste des paiements, telle qu'elle s'affiche, filtré selon les critères que vous avez sélectionnés.
Rechercher		Rechercher un paiement by Numéro de BR, Nom ou Numéro de réclamation.
Modifier Payé par		Vous permet de modifier la provenance du paiement : C = Client, I = Assureur.
Date d'inscription		Si cette option n'est pas sélectionnée, les paiements seront inscrits à la comptabilité selon la date de réception. Recommandation : n'activez pas « Utiliser la date comptable » comme décrit ci-dessous.
Utiliser Date Comptable		Si cette option n'est pas sélectionnée, les paiements seront inscrits à la comptabilité selon la date indiquée au champ Date d'inscription.
No Pièce de paiement		Un seul numéro de dépôt peut être saisi. Si vous n'utilisez pas un numéro de dépôt, nous vous recommandons d'utiliser la date du dépôt à des fins de suivi.
Inclure le Solde à payer au Bordereau de dépôt		Sélectionnez cette option si vous souhaitez que le solde à payer du bon de réparation s'imprime sur le bordereau de dépôt.
Transférer		Cliquer pour inscrire les paiements en surbrillance à la comptabilité.
Coût total		Ce montant est la somme de toutes les lignes dont la case à cocher est sélectionnée dans la colonne Date.
Imprimer un bordereau de dépôt.		Lorsque le coût total est calculé pour correspondre à votre dépôt, cliquez ici pour imprimer une copie du bordereau de dépôt. Il peut alors être transmis par télécopie, courriel, etc., au besoin.

Voir aussi

Inscrire à la Comptabilité

Inscrire les bons de réparation

Fermer la période de paie pour le Traitement de la paie

Inscrire aux Comptes fournisseurs